CRM pro truhlářství: zakázka od poptávky po servis

Běžné CRM systémy jsou stavěné na obchod: kontakt, příležitost, uzavřený obchod. V truhlářství ale podpisem smlouvy práce teprve začíná. Následuje zaměření, nákup materiálu, výroba, montáž, faktura a později reklamace nebo servis. CRM pro truhlářství proto musí sledovat celou zakázku, nejen prodej. Přesně tak je postavené ESPRO.

V ESPRO vidíte zakázky v tabulce nebo na kanbanu, od poptávky po montáž. U každé zakázky jsou její soubory, verze nabídky, termíny, e-maily a celá historie.

Evidence zakázek krok za krokem

Takhle prochází zakázka přes ESPRO. Každý krok má své místo a nic se nemusí přepisovat z jednoho programu do druhého.

1. Poptávka

Zákazník zavolá nebo napíše. Založíte novou zakázku, přidáte pár vět a fotky, které poslal. E-maily se zákazníkem vidíte přímo u zakázky, odeslané i přijaté, takže nehledáte ve schránce, co jste si psali před měsícem.

2. Cenová nabídka

Ze zadání a fotek ESPRO připraví nabídku v PDF, kalkulaci v Excelu, nářezové plány, kování a rozpis dílců. Co neví, na to se zeptá. Každá úprava vytvoří novou verzi a předchozí zůstává uložená. Víc najdete na stránce cenová nabídka nábytku na míru.

3. Zaměření a schválení

V klientské zóně si zákazník prohlédne nabídku, schválí variantu a vybere termín zaměření. Údaje označené „zjistit při zaměření“ ověříte na místě. Na co při zaměření nezapomenout, rozebírá článek zaměření kuchyně – co zjistit.

4. Smlouva a záloha

Smlouva o dílo vznikne podle vašeho vzoru a zákazník ji podepíše prstem na mobilu. Následuje zálohová faktura. Pokud se platí na splátky, nastavíte splátkový kalendář a upomínky.

5. Nákup a výroba

Objednávky dodavatelům vytvoříte přímo z kalkulace, případně pošlete poptávku ceny více dodavatelům. Zboží přijmete po položkách a vidíte, které dodávky se zpožďují. Výrobu naplánujete podle kapacity dílny po týdnech, s vytížením strojů a kroky výroby s normočasy. Před montáží proběhne kontrola kvality a nakládka podle seznamu.

6. Montáž a předání

Montážní týmy a auta mají svůj kalendář. Montážníci mají v mobilu svůj přehled „Můj den“. Při předání se vyplní předávací protokol, který zůstane u zakázky. Pak vystavíte konečnou fakturu.

7. Servis a reklamace

Reklamace evidujete se sledováním lhůty na vyřízení, aby žádná nezůstala bez odpovědi. Pravidelné servisní prohlídky si naplánujete dopředu. Když zákazník zavolá po dvou letech, máte před sebou všechno: nabídku, výkresy, použité kování i protokol z montáže.

Co CRM pro truhlářství ukáže majiteli

Když jsou zakázky na jednom místě, dají se z nich vytáhnout čísla, která jinak zůstávají v hlavě nebo v sešitě:

Lidé v dílně i v terénu

CRM v truhlářství nepoužívá jen kancelář. V ESPRO je i výkaz práce a docházka, žádosti o volno, evidence nářadí a aut s termíny STK a školení BOZP. Role určují, kdo co vidí: dílna a montáž nevidí ceny ani faktury, účetní vidí finance. Pro účetní jsou připravené podklady.

Kalendář zakázek si napojíte do mobilu. Moduly, které nepotřebujete, vypnete a zmizí z menu, takže aplikace zůstane přehledná i v malé dílně.

Proč nestačí tabulka v Excelu

Evidence zakázek v Excelu funguje, dokud ji vede jeden člověk. Jakmile přibude druhý montážník nebo kolegyně v kanceláři, začnou vznikat kopie, zastaralé verze a dohady, kdo co změnil. Do tabulky se navíc špatně připojuje fotka ze stavby, podepsaná smlouva nebo protokol z montáže, takže tyhle věci skončí v jiné složce a u zakázky chybí právě ve chvíli, kdy je potřebujete. ESPRO drží jednu zakázku s jednou historií, ke které má každý přístup podle své role. Jak CRM zapadá do zbytku dílny, najdete na stránce program pro truhláře.

Časté otázky